Om van het CAB een tussenkomst in kosten te ontvangen, moet de gebruiker (vóór het tijdstip dat de buitenlandse opdracht doorgaat) de volgende informatie aan het CAB bezorgen:
- Een attest waaruit blijkt dat zijn werkgever de “werkopdracht” geeft om die bepaalde taak in het buitenland uit te voeren. Voor een gebruiker met het statuut van zelfstandige is een verklaring op eer nodig, waarin de gebruiker zelf ondertekent dat hij voor zijn werk die taak in het buitenland moet uitvoeren.
- Een programma van de tolkopdracht (onderwerp, adres en data).
- Een verduidelijking van de gebruiker waarom hij ter plaatse (in het buitenland) bij zijn werkopdracht geen gratis beroep kan doen op een tolk ‘International Sign’ (verder IS genoemd).
Bijvoorbeeld: het congres of de universiteit of de buitenlandse firma of het programma, … waaraan men deelneemt, wilt/kan geen tolken IS voorzien en bekostigen.
- Indien er geen organisatie is die ter plaatse een tolk IS bekostigt, onderzoekt de gebruiker zelf of een tolk IS, woonachtig in de regio van de buitenlandse werkopdracht, kan ingezet worden.In dat geval kan het CAB tussenkomen in de kosten van het uurhonorarium van deze tolk (soms zal het CAB slechts “gedeeltelijk” tussenkomen in geval meerdere gebruikers uit verschillende landen genieten van de prestaties van deze tolk). De tussenkomst per uur bedraagt hier maximum het bedrag dat een Vlaamse tolk per uur ontvangt (zie ook honorarium).
De gebruiker verklaart op eer dat deze tolk over voldoende kwalificaties beschikt en geeft de naam, het effectief aangerekende honorarium van de tolk, het aantal ingezette tolkuren en de contactgegevens van de tolk aan het CAB. Opgelet: zoals voor Vlaamse tolken worden ook voor buitenlandse tolken geen facturen aanvaard die verband houden met “reistijd”, “voorbereidingstijd” of “verblijfskosten”.
- Indien de punten (3) en (4) hierboven geen oplossing bieden, dan kan de gebruiker vragen aan een Vlaamse tolk om mee te reizen. Het honorarium van de Vlaamse tolk wordt bekostigd met de A-uren van de gebruiker. Voor de reiskosten legt de gebruiker een economisch verantwoord voorstel aan het CAB voor (bij een vliegticket kan een normale annulatieverzekering inbegrepen zijn).
- Bij gebrek aan een Vlaamse tolk (VGT of IS) kan eventueel een tolk IS uit een ander land ingezet worden aan de financiële voorwaarden in punt (4).Wat de tussenkomst in de reiskost van deze buitenlandse tolk betreft, deze wordt geplafonneerd tot het bedrag dat een Vlaamse tolk zou ontvangen voor een economische verplaatsing vanuit Vlaanderen naar de tolkplaats.
- Indien de gebruiker van mening is dat de inhoud en het programma van de werkopdracht 2 tolken verrechtvaardigen, dan moet hij hiervoor een extra motivatie bijvoegen die door het CAB aan de VDAB voorgelegd wordt.
