Minstens vier keer per werkdag controleert het CAB of er nieuwe tolkaanvragen zijn:

Op elke nieuwe aanvraag die op tolkaanvraag.be wordt ingegeven, staat eerst het woord ingediend of onvoldoende uren (dit is de status van de tolkopdracht). De CAB-bemiddelaar controleert de nieuwe tolkaanvragen in chronologische volgorde. De status van de tolkopdracht wordt vervolgens door het CAB gewijzigd naar één van de volgende statussen:

• Goedgekeurd: de tolkopdracht werd gecontroleerd door het CAB en is in orde. De tolk zal betaald worden via het tolkurenpakket van de tolkgebruiker.
• Onvolledig: de tolkopdracht werd gecontroleerd door het CAB, maar is niet helemaal in orde. (bv. onvoldoende tolkuren, onduidelijkheid over recht op tolkuren, onduidelijkheid over gekozen tolkuurtype,..).
  De tolk kan voorlopig niet betaald worden via het tolkurenpakket van de tolkgebruiker. Zodra het dossier vervolledigd wordt, verandert CAB de status van de tolkopdracht naar goedgekeurd.
• Geweigerd: de tolkopdracht werd gecontroleerd door het CAB en kan niet betaald worden via het tolkurenpakket van de tolkgebruiker.

Als de tolkopdracht niet helemaal in orde is, vraagt het CAB de ontbrekende informatie aan de tolkgebruiker of aanvrager.

Van zodra de tolkgebruiker of aanvrager de tolkaanvraag ingeeft op tolkaanvraag.be, wordt de aanvraag automatisch aan alle tolken getoond die voldoen aan het tolktype (bv. VGT-tolk of schrijftolk) en die in hun tolkprofiel hebben aangeduid dat ze dit tolktype in deze sector willen tolken (bv. een tolk die aanduidt geen A-uren VGT te willen tolken, zal de opdracht niet zien). Er zijn enkele uitzonderingen:

• Wanneer de aanvrager in zijn tolkopdracht schrijft ‘reeds afgesproken met tolk X’, dan wordt tolk X
  meteen automatisch aan de tolkopdracht toegekend en is de opdracht niet meer zichtbaar voor andere
  tolken.
• Wanneer de aanvrager in zijn tolkopdracht aanduidt dat alleen de voorkeurtolken de opdracht mogen
  zien, dan zien andere tolken – die geen voorkeurtolk zijn – de opdracht niet.
• Wanneer de aanvrager tolk Y op zijn pagina Ongewenste tolken heeft ingeschreven, zal tolk Y de
  aanvraag niet zien.

Alleen in uitzonderlijke gevallen kan de aanvrager de tolkaanvraag aan het CAB doorgeven op een andere manier dan door ze zelf in te geven op tolkaanvraag.be. Ook in dat geval gaat de aanvrager akkoord met de gebruiksvoorwaarden en privacyverklaring van het CAB.

De CAB bemiddelaar zal er, indien praktisch mogelijk, voor zorgen dat de tolkgebruiker toegang krijgt tot tolkaanvraag.be zodat de gebruiker de aanvraag zelf kan indienen.

Voor het vervolg: zie punt 1.1 hierboven.

Tolkopdrachten die online door de tolkgebruiker worden ingediend, zijn meteen zichtbaar voor de tolken. De tolk kan meteen zijn status tolk aan de opdracht toevoegen. Met “status tolk” wordt bedoeld: de tolk accepteert of meldt Ik ben niet vrij.

Voorkeurtolken worden via verschillende kanalen op de hoogte gebracht van de nieuwe tolkaanvraag: ze ontvangen een e-mail, de opdracht wordt in tolkaanvraag.be getoond in hun kalender en in de lijst met opdrachten zien ze een ster.

Zo weten voorkeurtolken dat de tolkgebruiker graag wil dat zij tolken. Bv. tolkgebruiker A schrijft in zijn aanvraag in volgorde de namen van voorkeurtolken: X, Y, Z. Dan weet het CAB dat tolkgebruiker A liefst X als tolk heeft, daarna Y en daarna Z.

Opgelet: de tolkgebruiker of andere tolkaanvrager en CAB zien de volgorde van X, Y, Z. De 3 tolken X, Y, Z zien de namen van andere voorkeurtolken niet en kennen dus ook niet de volgorde van de voorkeurtolken.

Ook de andere tolken zien de aanvraag van A, maar bij hen staat geen ster.

Alle tolken die de tolkopdracht zien, kunnen accepteren. Dit wil zeggen: zij stellen zich kandidaat voor de tolkopdracht. De tolkgebruiker of andere tolkaanvrager en CAB zien op tolkaanvraag.be dat de tolk accepteert. De persoon die de aanvraag online heeft ingediend, krijgt een e-mail met melding dat de tolk de opdracht geaccepteerd heeft.

De tolkgebruiker of andere tolkaanvrager kan dan desgewenst zelf (één van) de accepterende tolk(en) toekennen. Indien de tolkgebruiker 24 uur na de eerste acceptatie wacht om een tolk toe te kennen, zal het CAB deze taak overnemen. De tolkgebruiker of tussenpersoon kan ook een bericht sturen naar het CAB met de vraag om de tolk nog niet toe te kennen. Het CAB houdt rekening met de opgegeven volgorde van de voorkeurtolken. Indien er geen voorkeurtolken reageren, wordt de tolk toegekend die dichtst bij de opdracht woont.

Indien de tolkgebruiker bij het indienen van een tolkopdracht voorkeurtolken opgeeft, dan krijgen deze voorkeurtolken automatisch een e-mail. Opgelet: wanneer de tolkgebruiker pas later voorkeurtolken toevoegt aan de ingediende tolkopdracht, dan vertrekt er geen automatische e-mail. Het blijft dus belangrijk om tolkaanvraag.be goed op te volgen. De tolkgebruiker kan in tolkaanvraag.be meer dan 3 voorkeurtolken aanduiden. Het is belangrijk dat de tolkgebruiker bij het indienen van de aanvraag de voorkeurtolken in volgorde zet. Indien het CAB na 24 uur de toekenning overneemt is het op die manier duidelijk voor het CAB welke tolk de grootste voorkeur heeft.

Zodra een tolk online wordt toegekend, vertrekt er een e-mail naar die tolk. De opdracht is dan niet meer zichtbaar voor alle andere tolken. Bij een dringende opdracht antwoordt het CAB sneller aan de tolk (bv. via gsm).

Wanneer de tolkgebruiker geen mogelijkheid heeft om zijn tolkaanvraag via tolkaanvraag.be in te dienen bij het CAB, dan wordt hij binnen de 24 uur (weekend en feestdagen niet meegerekend) na de toekenning verwittigd. Dat gebeurt via e-mail of sms (naargelang de manier waarop hij zelf de aanvraag heeft ingediend bij het CAB). Hij leest dan minstens: naam tolk, datum en uur tolkopdracht, adres tolkopdracht. Bij dringende tolkaanvragen gebeurt dit vlugger (bv. sms).

Wat gebeurt er als geen tolk gevonden wordt?

Dankzij tolkaanvraag.be kunnen de tolkgebruiker en aanvrager op gelijk welk tijdstip zien of een tolk gereageerd heeft op de tolkopdracht. De tolkopdracht is zichtbaar in de kalender en in de lijst opdrachten. Wordt er geen tolk gevonden, dan stuurt het CAB de dag voorafgaand aan de opdracht omstreeks 15u00 een e-mail aan de tolkgebruiker en aanvrager:

Dag gebruiker van tolken,

Er zal GEEN TOLK aanwezig zijn bij uw opdracht : 125885-1519 om 14u van Do 23/01/2020 10:00-12:00
Tolkuren: L-Uren 01/01/1971 OK
Plaats: Dendermondesteenweg 449, 9070 Destelbergen
Gevraagd tolktype: Tolk Vlaamse Gebarentaal

Opmerkingen: U hebt aan het CAB een tolk gevraagd. Spijtig genoeg heeft het CAB tot nu toe geen tolk gevonden. Over welke opdracht gaat het? Zie de info hierboven.

Het CAB heeft uw tolkaanvraag automatisch aan alle tolken bezorgd. Alle tolken konden bij het openen van www.tolkaanvraag.be alle tolkaanvragen zien, waaronder ook de uwe. Tot nu toe heeft geen enkele tolk positief geantwoord op uw aanvraag. Er zijn nu twee mogelijkheden:

• Als u niet meer wilt naar de tolkopdracht gaan, dan moet u deze opdracht nu afgelasten.
• Als u toch naar de tolkopdracht wilt gaan, dan laat het CAB nu uw tolkaanvraag op www.tolkaanvraag.be staan. Misschien kan een tolk plots opnieuw vrij zijn (bv. omdat een andere opdracht niet doorgaat). Dan kan die tolk uw tolkopdracht vlug aannemen. Als het CAB nog een tolk vindt, dan stuurt het CAB u een sms om u te verwittigen.

Met vriendelijke groeten,
Het CAB team

Indien de tolkgebruiker of aanvrager geen e-mail heeft, dan stuurt het CAB een sms.

Wanneer het om een dringende laat ingediende tolkaanvraag gaat, communiceert het CAB sneller (bv. via sms of telefoon).

Wanneer de tolkgebruiker beslist om niet naar opdracht X te gaan, dan moet hij opdracht X meteen afgelasten. Ook wanneer de gebruiker beslist om niet naar opdracht X te gaan omdat hij een bericht heeft ontvangen van het CAB dat er geen tolk aanwezig zal zijn, moet hij opdracht X afgelasten.

Waarom? Als de gebruiker niet afgelast, dan blijft het CAB verder zoeken naar een tolk tot het startuur van opdracht X. Wanneer bv. plots een tolk vrijkomt (door een afgelasting bij een andere tolkgebruiker), dan kijkt het CAB samen met die tolk of opdracht X haalbaar is. Dat is natuurlijk een spoedprocedure en de vrijgekomen tolk wordt meteen toegekend. De CAB-bemiddelaar zal in dan in die situatie de tolkgebruiker nog op de hoogte te brengen via e-mail, sms, telefoon,… om te melden dat er toch een andere tolk aanwezig zal zijn bij opdracht X.

Het is mogelijk dat de tolkgebruiker of andere aanvrager zijn tolkaanvraag wijzigt (bv. het gesprek wordt uitgesteld, of adres van de tolkplaats wijzigt). Dan stuurt de tolkgebruiker of andere aanvrager via tolkaanvraag.be een bericht naar het CAB waarin hij uitlegt wat er moet gewijzigd worden. Indien de tolkgebruiker geen toegang heeft tot tolkaanvraag.be, dan kan hij het CAB ook verwittigen via e-mail of sms.

Wanneer de tolkgebruiker of andere aanvrager via tolkaanvraag.be afgelast (en er was al een tolk gevonden), dan ontvangt de tolk automatisch een bericht van de afgelasting en de reden van de afgelasting. Zo wordt de tolk vlug verwittigd. Als de gebruiker niet kan afgelasten via tolkaanvraag.be, dan stuurt hij een e-mail of sms naar het CAB en dan wordt deze e-mail verwerkt tijdens de kantooruren van het CAB.

Als een afgelasting het CAB bereikt binnen de laatste 48 uur voor het tijdstip van de start van de tolkopdracht (weekend en feestdagen niet ingerekend), dan heeft de tolk recht op de betaling voor alle bij het CAB geboekte uren die binnen die 48 uur vallen. De tolk heeft ook recht op een betaling voor de eventueel al afgelegde reisweg heen en terug.

Indien het CAB de tolk een geldige vervangopdracht aanbiedt en de tolk aanvaardt deze opdracht, dan wordt een verrekening gemaakt. De tolk mag in geen geval een financieel verlies lijden.

Een geldige vervangopdracht is gelijk welke opdracht in gelijk welke sector (Werk, Welzijn, Onderwijs), tenzij het om een soort van opdracht of sector gaat waarbij de tolk weigert en verwijst naar het door de tolk gepersonaliseerd tolkprofiel op tolkaanvraag.be, waarin staat dat de tolk dit soort van opdracht, of in die sector, helemaal niet wil tolken. De uren van de vervangopdracht (verplaatsingstijd inbegrepen) vallen binnen de uren van de oorspronkelijke opdracht (verplaatsingstijd inbegrepen).

Bijvoorbeeld: een tolk die zich bij het CAB vooraf niet opgegeven heeft als onderwijstolk hoeft geen onderwijsopdracht te aanvaarden ter vervanging van een opdracht in Werk. Een tolk die zich zowel voor Onderwijs als Werk & Welzijn heeft opgegeven, moet die wel aanvaarden.

Aanvaard de tolk een geldige vervangopdracht niet, dan wordt de laat afgelaste tolkopdracht niet betaald. Ook wanneer de tolk het CAB niet meteen op de hoogte brengt van de late afgelasting, vervalt de TLA-vergoeding voor de tolk (want zonder een spoedig bericht van de tolk, kan het CAB ook geen vervangopdracht meer voorstellen aan de tolk).

Wanneer de tolk de vervangopdracht aanvaardt, maar deze neemt minder tolkuren in beslag dan de oorspronkelijke opdracht, wordt de resterende tijd verrekend.

Bijvoorbeeld: de oorspronkelijke opdracht duurde 4 tolkuren en de vervangopdracht maar 3. In dat geval zal de tolk toch het honorarium voor 4 tolkuren ontvangen: 1 tolkuur late afgelasting en 3 tolkuren vervangopdracht.

Zie ook meer uitleg rond de TLA-regels.

Een tolk kan om tal van redenen een aangenomen tolkopdracht afgelasten. De tolk gebruikt hiervoor tolkaanvraag.be, en die stuurt automatisch een e-mail naar de tolkgebruiker en aanvrager met daarbij ook vermelding van de reden van afgelasting van de tolk (zij zien ook in tolkaanvraag.be dat de tolk heeft afgelast):

Beste tolkgebruiker,

Wij hebben geen goed nieuws. De tolk Paula Pauwels heeft ons verwittigd. De tolk kan niet meer tolken tijdens volgende opdracht:

Tolkopdracht: 125829-1359 Advies aankoop smartphone Vr 28/02/2020 16:00
Tolkuren: L-Uren 01/01/1971 OK
Onderwerp: Advies aankoop smartphone
Plaats: Telecom, Dorpsstraat 5, 3600 Genk
Tijdstip: Vr 28/02/2020 16:00-16:30

Reden van de afgelasting: Ik ben ziek en kan morgen niet tolken

Je opdracht is nu terug zichtbaar voor de tolken. Zij kunnen je tolkopdracht terug accepteren. Opgelet : Als je in de opdracht had aangeduid : “Alleen voorkeurtolken vragen” dan kunnen alleen deze voorkeurtolken jouw openstaande opdracht zien en accepteren. Je kan desgewenst in de aanvraag nieuwe voorkeurtolken toevoegen.

Met vriendelijke groeten,
Het CAB team

Als de tolk zijn toekenning afgelast op de dag van de tolkopdracht, dan zal het CAB bijkomend de tolkgebruiker en/of aanvrager via sms of telefoon hierover informeren.

Indien de tolk een opdracht laattijdig (dit is binnen de 48 uur voor de tolkopdracht doorgaat – weekend en feestdagen niet ingerekend) afgelast met als doel om op hetzelfde moment van de tolkopdracht een andere tolkopdracht te aanvaarden, dan wordt die alternatieve tolkopdracht niet betaald door de overheden.

Het CAB mag die alternatieve opdracht evenwel toch betalen met tolkuren als de tolkaanvrager van de oorspronkelijke opdracht ermee akkoord gaat dat de tolk de alternatieve opdracht voor een andere tolkgebruiker gaat uitvoeren.

Als de tolkgebruiker of tussenpersoon geen account met actief e-mailadres heeft op tolkaanvraag.be, dan zal het CAB de tolkgebruiker of tussenpersoon tijdens de kantooruren op een andere manier op de hoogte brengen van de afgelasting door de tolk.

Wanneer het om een dringende en laat ingediende tolkaanvraag gaat, communiceert het CAB vlugger.

Als de tolkopdracht nog niet begonnen is, wordt de tolkaanvraag opnieuw zichtbaar voor alle tolken (tenzij Raadpleeg alleen voorkeurtolken werd aangevinkt in de aanvraag). Aldus start de zoekprocedure opnieuw.

De tolk kan zelf de aanvraag niet wijzigen, maar de tolk kan wel een opmerking toevoegen aan zijn status tolk. De aanvrager en het CAB ontvangen hierover een bericht. De tolk kan op deze manier bv. melden dat hij/zij later zal zijn. Deze informatie zal door de CAB bemiddelaar tijdens de kantooruren doorgegeven worden aan de tolkgebruiker (indien hij/zij zelf de aanvraag niet heeft ingediend).

De gebruiker ontvangt een bericht van de wijziging door de tolk.

In geval het gaat om een tolkaanvraag voor dringende prioriteiten (dringend medisch, justitie/politie, begrafenis dicht familielid, sollicitatie-examen dat niet kan uitgesteld worden), dan zal het CAB – na de eerste stap (is algemeen verspreiden van de tolkaanvraag op tolkaanvraag.be) – op regelmatige tijdstippen via de knop Tolken zoeken tolken persoonlijk bevragen via tolkaanvraag.be. Dit wil zeggen: deze tolken krijgen de status gevraagd voor de tolkopdracht, zij ontvangen een e-mail en de opdracht is zichtbaar in hun kalender. Zij kunnen reageren op de tolkopdracht met geaccepteerd of niet vrij. De tolkgebruiker/aanvrager kan ook zien welke tolken gevraagd werden in het detail van de tolkopdracht. Indien hierdoor nog geen tolk gevonden wordt, zal het CAB tolken bellen of sms’en om zo de kans te vergroten op het vinden van een beschikbare tolk.