Uitvoerings-modaliteiten van een tolkopdracht

  • Toekenning tolkopdracht:
    • Niet-zelfstandige ST maken afspraken over vaste tolkopdrachten rechtstreeks met de contactpersoon op school.
    • De student of contactpersoon op school moet elke opdracht op voorhand indienen op tolkaanvraag.be.
    • De niet-zelfstandige ST krijgt een login voor tolkaanvraag.be en ziet alleen opdrachten die aan deze ST toegekend zijn en openstaande tolkopdrachten in de onderwijsinstelling die de tolk uitbetaalt.
    • De tolk kan deze opdrachten accepteren en daarna kan de contactpersoon of student de tolk toekennen.
    • Van zodra de opdracht voorbij is kan de tolk de online prestaties invullen. In principe wordt de uitbetaling aan de onderwijsinstelling geregeld op basis van deze ingevulde prestaties.
    • Indien niet voor alle opdrachten een oplossing met de vaste tolk gevonden werd of de vaste tolk valt plots uit wegens ziekte en last diens toekenning af, kunnen andere ST de onopgeloste opdrachten opmerken en accepteren. (uitzondering: indien de student/contactpersoon in de tolkaanvraag heeft aangeduid dat alleen de voorkeurtolk mag geraadpleegd worden, dan zal de tolkaanvraag bij afgelasting door de voorkeurtolk niet zichtbaar worden voor alle tolken). Vervolgens kan de student of contactpersoon de accepterende tolk zelf toekennen.
  • Status opdracht:
    Er zijn verschillende statussen mogelijk, maar alleen de status ‘goedgekeurd’ garandeert de betaling van de tolkprestaties via de gesubsidieerde tolkuren van de tolkgebruiker. Meer uitleg over de betekenis van de andere statussen: zie handleiding over de webapplicatie.
  • Regularisatie van een nog niet aangegeven tolkopdracht door de gebruiker:
    Het indienen van tolkaanvragen die al voorbij zijn (“regulariseren” van tolkopdrachten), wordt in principe door het CAB niet aanvaard, tenzij het om een tolkaanvraag gaat waarbij aangetoond wordt dat de gebruiker niet bij machte was om de tolkaanvraag op de normale manier in te dienen. In een dergelijke situatie beschikt de gebruiker over vijf werkdagen tijd om diens aanvraag te regulariseren.
  • Teamtolken:
    Beide tolken worden elk betaald voor de gehele duur van de opdracht. Informatie hierover kan men lezen in de tekst Richtlijnen teamtolken.
  • Prestaties van de tolk:
    De gegevens van de tolkopdracht dienen vóór de start van de tolkopdracht via tolkaanvraag.be aan het CAB te worden bezorgd. Deze in tolkaanvraag.be ingediende én door het CAB goedgekeurde tolkopdracht is de wettelijke overeenkomst die bepaalt op welke betaling de tolk recht heeft. Bij meerprestaties (+ vermelding van de exacte duur) van de tolk, wordt de gebruiker digitaal door het CAB gecontacteerd ter bevestiging. Reageert de gebruiker niet binnen de 5 werkdagen, dan wordt verondersteld dat de gebruiker akkoord gaat met deze meerprestatie.

Het berekenen van het uur-honorarium en de reisonkosten van de tolk

  1. Het honorarium en de reisonkosten
    • Scholen die werken met tolken in een niet-zelfstandig statuut ontvangen € 54,80 (voor tolkopdrachten uitgevoerd in 2024) per uur dat deze tolk presteert. De kilometervergoeding bedraagt € 0,4297 per km (tarief geldig van 01/07/2024-30/09/2024). De kilometervergoeding wordt per kwartaal aangepast aan het geldende bedrag voor personeelsleden van de Vlaamse overheid.
    • Elk begonnen uur wordt afgerond tot een volledig uur. Bv.: Er wordt wekelijks getolkt voor het vak boekhouden van student X aan de hogeschool. De lessen gaan door van 18u30 tot 22u. Er is geen officieel pauzemoment voorzien. Er wordt 3u30 getolkt en de tolk zal dus 4u uitbetaald krijgen.
    • Voorbereidingstijd en verplaatsingstijd worden niet vergoed.
    • Niet-zelfstandige schrijftolken hebben geen recht op een TLA-vergoeding (regeling bij te late afgelasting). Enkel de werkelijk getolkte uren worden vergoed.
  2. Bijkomende informatie van AGODI:
    • Pauzes mogen naargelang de keuze van de leerling, student of cursist al dan niet mee opgegeven worden, maar een tolkopdracht van eenzelfde tolk bij eenzelfde leerling voor aaneengesloten lestijden, al dan niet onderbroken door een kleine pauze (speeltijd) wordt beschouwd als één tolkopdracht. De reële middagpauze in de school schort altijd de berekening van de tolkuren op. Dit betekent dat de voormiddagprestatie aan de middagpauze stopt en daar wordt afgerond. De namiddagprestatie begint na de middagpauze en wordt eveneens afgerond. Ook hier gelden de afrondingsregels per uur.
    • Zodra een nieuwe tolk begint, start ook een nieuwe prestatie met eigen afronding.
    • Bij het maken van de berekening geldt het begin- en einduur dat door de onderwijsinstelling/leerling wordt aangevraagd.
    • De aanvrager bepaalt altijd zelf binnen welke tijdspanne de tolk nodig is, ook al komt dit niet overeen met de vakken of lesuren. De aangevraagde tijd primeert steeds en moet gerespecteerd worden.
    • Bij het gebruik van de tolkuren waakt de school er steeds over dat een tolk niet tezelfdertijd een opdracht in het kader van het ondersteuningsbeleid uitvoert en als tolk fungeert.
    • De onderwijstolkuren kunnen gebruikt worden tijdens alle schoolgebonden activiteiten (die al dan niet deel uitmaken van het verplicht lesprogramma) die door de school worden georganiseerd en die verband houden met het normale onderwijsproces en de opleiding van de leerling. De onderwijsinstelling beslist autonoom over de al dan niet toelaatbaarheid van de inzet van tolken tijdens examens of andere evaluatiemomenten.
    • Veel scholen organiseren jaarlijks verschillende uitstappen die soms een hele dag duren. Er werd bepaald dat voor extra muros- of andere activiteiten, afwijkend van een gewone lesweek (bv. schooluitstap, sportdag, etc.), tolken moeten kunnen doortolken, indien de leerling dit vraagt en dit haalbaar is voor de tolk. De betrokken school/leerling/ouder dient in het oog te houden dat het totale aantal ingezette tolkuren tijdens het schooljaar het maximum vastgelegde aantal uren bepaald per onderwijsniveau, niet overschrijdt. Wat betreft de berekening van het aantal tolkuren tijdens deze activiteiten: de leerling/contactpersoon kan in de tolkaanvraag aanduiden: “De tolk moet aanwezig zijn tijdens de maaltijdpauze (de tolk wordt doorbetaald)” of “De tolk moet niet aanwezig zijn tijdens de maaltijdpauze (de tolk wordt niet doorbetaald)”, waarbij de uren van de maaltijdpauze kunnen worden aangeduid. Twee voorbeelden:
      • De opdracht start om 09u00 in de voormiddag, er wordt verder getolkt onder de middag en de opdracht eindigt om 15u30.
        Berekening: 09u00 tot 15u30 = prestatie wordt voor uitbetaling afgerond naar 7 tolkuren.
      • De opdracht loopt van 08u30 tot 12u00 en van 13u00 tot 15u40, wel met maaltijdpauze voorzien van 12u00 tot 13u00.
        Reëel getolkte tijd voor de pauze + reëel getolkte tijd na de pauze; daarna afrondingsregel toepassen.

        • Berekening:
          08u30-12u00: tolkopdracht
          12u00-13u00: pauze
          13u00-15u40: tolkopdracht gaat verder
          Voormiddag: 08u30-12u00 = 03u30 wordt afgerond naar 4u00
          Namiddag:13u00-15u40 = 2u40  wordt afgerond naar 3u00
          Voormiddag + namiddag: 4u00 + 3u00 = 7u00
          Prestatie wordt voor uitbetaling afgerond naar 07u00.
    • Door de hierboven vermelde afspraken kunnen leerlingen soepeler tolken inzetten. AGODI vraagt wel dat iedereen er op let dat niet méér tolkuren ingezet worden dan het maximum aantal lesuren in de studierichting. Bv. Een studierichting telt 600 lesuren. Dat wil zeggen dat maximum 600 tolkuren ingezet mogen worden. De student kan in dat voorbeeld wel voor een bepaald moeilijk vak 2 tolken in plaats van 1 tolk inzetten (d.i. teamtolken), maar de student moet opletten dat daardoor op het einde van het jaar het maximum niet overschreden wordt.
    • Online tolken: Net zoals bij de live prestaties wordt dit soort tolkopdrachten op voorhand ingediend door contactpersoon of student op tolkaanvraag.be. De financiële verrekening van dit soort prestaties gebeurt op dezelfde manier als bij het live tolken.
    • Uitgesteld tolken: De tolk en de tolkgebruiker komen vooraf overeen hoeveel tolkuren ingezet worden voor het te tolken beeld- en audiomateriaal. De afgesproken tolktijd wordt vermeld in de tolkopdracht via tolkaanvraag.be
    • De reisonkosten van de tolk: in welzijn, werk en onderwijs (tarief geldig van 01/07/2024 t.e.m. 30/09/2024): 0,4297 euro per km. De kilometervergoeding voor de tolken volgt alle wijzigingen die van toepassing zijn op personeelsleden van de Vlaamse overheid. De overheden zullen de tolkenverenigingen en het CAB in het begin van elk kwartaal van de aanpassing op de hoogte brengen. De afstand wordt berekend met de routeplanner Google Maps.
      De tussenkomst wordt geografisch beperkt tot een afstand van maximaal 300 km (heen en terug). In principe betaalt AGODI de reisonkosten van tolken in het buitenland die hoger zijn dan het maximum van 300 km, niet terug (via gemotiveerde aanvraag en begroting aan CAB kan hier in speciale gevallen een uitzondering op gemaakt worden).

Uitbetaling van de prestaties

  • Vóór de 5e dag van de volgende maand vult de tolk diens prestaties in op tolkaanvraag.be.
  • Het CAB stort namens AGODI aan de onderwijsinstelling telkens omstreeks de 8ste werkdag van de maand één totaalbedrag van alle door de tolk getolkte en op tolkaanvraag.be ingevulde prestaties van de vorige maand. De school betaalt de tolk voor het geleverde tolkwerk.
  • De tolk kan online ten allen tijde het overzicht bekijken van de betalingen op de pagina ‘Uitbetalingen’. Zie ook de handleiding voor tolken.
  • Wijzigingen of aanvullingen aan de online prestaties ná het vaste betaalmoment worden verrekend bij het eerstvolgende betaalmoment.
  • Eventuele late wijzigingen of aanvullingen inzake prestaties in een bepaald kalenderjaar, moeten gebeuren voor het CAB de jaarafsluiting van datzelfde jaar voltooit. Daarna zijn aanpassingen niet meer mogelijk.