Er zijn omstandigheden die ertoe leiden dat de tolkopdracht er anders zal uitzien dan oorspronkelijk gepland (bv. een normale lesdag wordt vervangen door een schooluitstap) of dat een geplande tolkopdracht helemaal niet kan doorgaan, zoals de afwezigheid van de leerling of lesgever wegens ziekte of overmacht, of een wijziging van het lesprogramma.

In elk van deze gevallen is het belangrijk dat dit zo snel mogelijk aan het CAB gemeld wordt.

Iedere wijziging in het normale lesprogramma, die invloed heeft op de ingediende tolkaanvragen, moet aan het CAB gemeld worden (via mail of rechtstreeks in www.tolkaanvraag.be). Het is niet voldoende om alleen de tolk hiervan op de hoogte te brengen. De tolkaanvragen in www.tolkaanvraag.be moeten steeds overeenstemmen met de werkelijkheid.

• Kleine wijzigingen (bv. wijziging lokaal of lesgever) kunnen door de contactpersoon rechtstreeks in www.tolkaanvraag.be gewijzigd worden. Lukt het niet online, dan kan de informatie via mail aan het CAB bezorgd worden.
• De contactpersoon bezorgt het CAB bij de start van het schooljaar een overzicht van de schoolkalender met de lesvrije dagen. Het CAB zal deze meteen in www.tolkaanvraag.be registreren. Afgelastingen (tijdig of laat) in de loop van het schooljaar worden door de contactpersoon zelf doorgevoerd via www.tolkaanvraag.be.
• Grote wijzigingen (bv. lesrooster gewijzigd, extra muros,…) kunnen door de contactpersoon via mail aan het CAB gemeld worden en het CAB zal deze wijzigingen online verwerken.

Lees zeker de uitleg “Regels bij het afgelasten van een tolkopdracht”.

Het engagement van tolken GT en ST die onder het zelfstandig statuut tolken, houdt een risico in. Om het statuut van freelancer aantrekkelijk te maken, behouden deze tolken recht op betaling als hun toegekende opdracht laat wordt afgelast:

De periode tijdens dewelke tolken toch betaald worden bij te late afgelastingen (TLA) van tolkopdrachten ^[1] is 48u (weekends en sluitingsdagen van het CAB niet inbegrepen). De tolkuren van de leerling kunnen in geval van een TLA enkel aangewend worden indien een bewijs van overmacht aan het CAB bezorgd wordt.

[1] Een tolkopdracht van éénzelfde tolk bij éénzelfde leerling voor aaneengesloten lestijden (al dan niet onderbroken door een kleine pauze / speeltijd) wordt als één tolkopdracht beschouwd. Bijvoorbeeld: de leerling heeft een afspraak bij de dokter op vrijdag en moet de school verlaten om 10u30, bij start van lesuur 3. De leerling heeft die dag een tolkopdracht van 2 vakken, getolkt door dezelfde tolk: 8u30-10u10 Nederlands en 10u30-12u10 biologie. Om de tolkopdracht tijdig af te gelasten, moet de leerling het vak biologie ten laatste afgelasten op woensdag om 8u29.

Citaat uit regelgeving AGODI: “Pauzes mogen naargelang de keuze van de leerling, student of cursist al dan niet mee opgegeven worden, maar een tolkopdracht van eenzelfde tolk bij eenzelfde leerling voor aaneengesloten lestijden, al dan niet onderbroken door een kleine pauze (speeltijd) wordt beschouwd als één tolkopdracht. De reële middagpauze in de school schort altijd de berekening van de tolkuren op. Dit betekent dat de voormiddagprestatie aan de middagpauze stopt en daar wordt afgerond. De namiddagprestatie begint na de middagpauze en wordt eveneens afgerond. Ook hier gelden de afrondingsregels per uur. Uitzondering: tolkuren voor extra muros en activiteiten anders dan de gewone lessen worden anders berekend.”

De school waakt over de afwezigheden van de leerlingen. Voor late afgelastingen, die het gevolg zijn van onwettige afwezigheden of een ander situatie waarbij geen sprake is van overmacht, kunnen de tolkuren van de leerling niet aangewend worden om de freelance tolk te betalen. Deze tolkuren kunnen worden aangerekend aan de school, de leerling, of de ouders. Het CAB vraagt aan de contactpersoon om het CAB onmiddellijk te verwittigen bij vermoeden van onwettige afwezigheid, zodat kan vermeden worden dat een rekening hoog zou oplopen. (Hierbij wensen we u te wijzen op de richtlijnen van AGODI, zie link)

Studenten, cursisten en ouders van kleuters moeten zelf een schriftelijk bewijs (bv. doktersattest, mail van de school m.b.t. onverwachte afwezigheid lesgever) aan het CAB bezorgen voor elke TLA. Leerlingen uit het leerplichtonderwijs dienen een afwezigheid in functie van de uitbetaling van een tolkprestatie te wettigen aan de onderwijsinstelling via een schriftelijk bewijs. De onderwijsinstelling verwittigt het CAB binnen 10 dagen na de tolkopdracht wanneer het een ongewettigde afwezigheid betreft.

Een ‘te late afgelasting’ is zowel nadelig voor de overheid als voor de leerling: De tolk wordt immers betaald, maar kan niet tolken. Op datzelfde ogenblik – door het tolkentekort – blijven andere leerlingen zonder tolk.

Daarom is het belangrijk dat je ook late afgelastingen zo snel mogelijk online op www.tolkaanvraag.be doorvoert (de toegekende tolk wordt via een automatische mail op de hoogte gebracht van de afgelasting en het CAB en de tolk zullen nakijken of de tolk bij een andere leerling kan gaan tolken). Indien je niet online kan afgelasten, kan je de afwezigheid ook melden via SMS of e-mail (zie contactgegevens). Jouw bericht wordt dan pas tijdens de kantooruren door het CAB verwerkt, waardoor de tolk in sommige gevallen de verplaatsing naar de school al gemaakt heeft. Bij ziekte graag snel duidelijkheid geven over de duur van afwezigheid.

In geval van plotse ziekte van de leerling verwittigt de leerling zelf (of een ouder) het CAB of de tolk vaak rechtstreeks. Niettemin is het veilig dat de school het CAB toch altijd schriftelijk verwittigt of nakijkt dat de opdrachten rechtstreeks in www.tolkaanvraag.be werden afgelast. Zo wordt vermeden dat leerling/ ouders denken dat de school het CAB verwittigt en vice versa, waarbij uiteindelijk niemand het CAB verwittigt en de tolk toch moet betaald worden. In de kalender van de leerling op www.tolkaanvraag.be kan snel geverifieerd worden of alle opdrachten voor bepaalde dagen werden afgelast.

In geval de tolk aankomt in de klas en de leerling of lesgever blijkt (nog) niet aanwezig te zijn bij de aanvang van de les, dient het CAB verwittigd te worden van zodra er een indicatie is dat de tolkopdracht niet zal doorgaan. Het CAB en de tolk zullen dan meteen een eventuele vervangopdracht voor de tolk zoeken en het CAB zal de afgelasting administratief verwerken.