Alle tolkopdrachten (afgesproken met vaste tolk of tolk gezocht) worden vooraf ingediend op www.tolkaanvraag.be.

• In basis-, secundair – en volwassenenonderwijs bezorgt de contactpersoon de tolkaanvragen aan de regionale CAB-onderwijsbemiddelaar via mail. De bemiddelaar dient de tolkaanvragen in op tolkaanvraag.be.
• In het hoger onderwijs dient de student zijn tolkaanvragen zelf in op tolkaanvraag.be.

Alle afgelastingen worden vanaf het begin van het schooljaar door de contactpersoon/student hoger onderwijs uitgevoerd in tolkaanvraag.be (lees hierover meer in de handleiding). De contactpersoon zal ook zelf online opvolgen of er een tolk toegekend is voor de ingegeven tolkaanvragen. De student hoger onderwijs zorgt zelf voor de toekenning van tolken die zijn tolkaanvraag accepteren.

Wie www.tolkaanvraag.be gebruikt, gaat automatisch akkoord met het privacy beleid en de gebruiksvoorwaarden van het CAB. Sommige contactpersonen/ouders/studenten gebruiken tolkaanvraag.be (nog) niet om hun tolkaanvragen rechtstreeks te boeken bij het CAB. Zij sturen via mail of via andere schriftelijke kanalen hun tolkaanvragen door naar het CAB. Door deze handelingen verklaren deze personen zich eveneens akkoord met het privacy beleid en de gebruiksvoorwaarden.

AGODI is duidelijk: de eindverantwoordelijkheid voor de planning van het tolkgebeuren ligt bij de officiële contactpersoon van de onderwijsinstelling (dit is de persoon die is opgegeven in het aanvraagformulier dat aan AGODI bezorgd werd).

In het hoger onderwijs gaan we er standaard vanuit dat de student de tolkaanvragen zelf beheert en opvolgt. Het is belangrijk dat de contactpersoon bij de start van het academiejaar duidelijke afspraken maakt met de student over de praktische opvolging van de tolkaanvragen, zoals (minstens) over:

• het indienen en opvolgen van tolkaanvragen
• het verwerken van acceptaties van tolken
• het afgelasten van tolkaanvragen wanneer er geen tolk nodig is
• het doorgeven van wijzigingen en afwezigheden

De officiële contactpersoon blijft echter steeds eindverantwoordelijke (aangezien deze bij AGODI opgegeven is als contactpersoon) en wordt gevraagd toe te zien op een correcte opvolging van deze afspraken.

Voor de andere onderwijsniveaus geldt dat (mits door de contactpersoon) ook anderen het beheer van de tolkaanvragen op zich kunnen nemen:

• In het basisonderwijs: de ouders
• In het volwassenenonderwijs: de meerderjarige cursist
• In alle onderwijsniveaus: andere personen in de onderwijsinstelling (bv. leerlingenbegeleider, klastitularis, …)

In dat geval is het steeds nodig dat er onderling tussen contactpersoon en gevolmachtigde (collega/ouders) goede afspraken gemaakt worden over de verantwoordelijkheden en vooral over de financiële gevolgen van bv. herhaaldelijk foutieve aanvragen of te late afgelastingen. Zie hier voor meer uitleg over betaling van freelance tolken bij “Te Late Afgelastingen” (TLA) en de gevolgen. Bovendien moet er ook goed over gewaakt worden door de contactpersoon en gevolmachtigde dat het CAB geen tegenstrijdige informatie ontvangt van verschillende partijen (bv. school en ouders).

In het kader van het gelijke-kansen-beleid wordt gevraagd om indien mogelijk snel een concrete tolkplanning te maken voor het volledige academiejaar. Indien dit omwille van diverse omstandigheden niet kan, help je de globale tolkplanning vooruit door duidelijk te communiceren met het CAB. Geef bv. door op welke tijdstippen alvast geen tolk nodig is, zodat deze tijdstippen vrij komen voor de tolkplanning van andere leerlingen.

Indien de contactpersoon iemand anders in de instelling machtigt om tolken aan te vragen, dan zal er een bijkomend account gemaakt worden voor deze gevolmachtigde contactpersoon voor tolkaanvraag.be.

Studenten, cursisten en ouders van leerlingen in het basisonderwijs en secundair onderwijs krijgen automatisch een eigen account voor tolkaanvraag.be, op voorwaarde dat het CAB over een mailadres beschikt.

Het indienen van de tolkaanvragen:

• Vorm indien mogelijk “tolkblokken”, waarbij de tolk bv. 3 of 4 opeenvolgende uren kan tolken bij dezelfde leerling of voor meerdere leerlingen in dezelfde school. Aanvragen voor slechts één lesuur worden door het CAB met eenzelfde zorgvuldigheid behandeld, maar freelance tolken begeven zich om lucratieve redenen liever naar een instelling waar zij meerdere uren na elkaar kunnen tolken.
• Aangezien het CAB snel informatie nodig heeft, is het aangewezen dat de contactpersoon voor de eerste schooldagen zo snel mogelijk via mail aan het CAB laat weten of er een tolk nodig is. Het CAB neemt deze aanvragen mee op in de regionale bemiddeling. Ook doorheen het schooljaar is het belangrijk dat alle tolkopdrachten zo snel mogelijk aan het CAB bezorgd worden.
• Voor secundair – en volwassenenonderwijs ontvangt het CAB graag een kopie van het lessenrooster (met vermelding vak, leerkracht en lokaal), met daarop aangeduid voor welke vakken een tolk nodig is. De contactpersoon vermeldt daarbij ook welk tolktype gevraagd wordt (GT en/of ST) en voor hoelang het rooster minstens geldig is.
• Eventuele onderlinge afspraken tussen onderwijsinstelling/ouders en vaste tolk worden tijdig aan het CAB gemeld. Let op voor dubbele afspraken: enkel de in tolkaanvraag.be toegekende tolkopdrachten worden aanvaard.

Wijzigingen en afgelastingen:

• Het is van belang dat te voorziene wijzigingen i.v.m. de tolkaanvragen zo snel mogelijk aan het CAB worden doorgegeven. In geval van te late afgelasting, heeft de tolk recht op betaling van de geplande tolkuren (zie regels bij het afgelasten van een tolkopdracht).
• Indien de tolk niet moet komen, wordt de tolkopdracht altijd door de contactpersoon of student afgelast in tolkaanvraag.be (altijd = bij tijdige en late afgelasting, met of zonder toegekende tolk).
• Indien de tolk zelf niet aanwezig kan zijn, zal de tolk zijn toekenning aan de tolkopdracht afgelasten in tolkaanvraag.be en wordt de tolkopdracht meteen zichtbaar voor andere tolken. (Opgelet: wanneer in de tolkaanvraag werd aangeduid dat alleen de voorkeurtolken mogen gecontacteerd worden, dan zal de tolkopdracht – na afgelasting door de toegekende tolk – alleen zichtbaar zijn voor de in de tolkopdracht vermelde voorkeurtolken).

Verschillende soorten tolkopdrachten (≠ live tolken in de les):

Online tolken

• de tolk tolkt vanop afstand tijdens een live lesmoment
• Wanneer je een tolkaanvraag indient voor online tolken, vink je de checkbox ‘online’ aan, noteer je in het veld ‘omschrijving voor de tolk’ via welk kanaal (bv. Teams, Zoom, …) het tolken zal verlopen en zorg je ervoor dat je contactgegevens zichtbaar zijn voor de tolk.
• Wil je een bestaande live aanvraag wijzigen naar online tolken, dan stuur je een bericht naar het CAB. De bemiddelaar past dit voor jou aan.
• Wanneer zowel live als online tolken mogelijk is (keuze situatie), dien je twee aparte tolkopdrachten in:
  • één tolkopdracht voor live tolken (met locatie)
  • één tolkopdracht voor online tolken
    Dit is nodig omdat tolkaanvraag.be dit onderscheid niet duidelijk zichtbaar maakt voor tolken bij acceptatie. Op deze manier kan de tolk bewust kiezen tussen een live of online opdracht.
    Zodra een tolk is toegekend, moet de andere aanvraag voor datzelfde moment onmiddellijk afgelast worden om dubbele boekingen te vermijden.

Uitgesteld tolken

• opgenomen video- en/of audiomateriaal wordt getolkt en de opname wordt achteraf naar de student gestuurd
• Wanneer je een uitgestelde tolkopdracht indient op www.tolkaanvraag.be, laat je het onderwerp van de tolkaanvraag voorafgaan door “UITGESTELD” (vb. “UITGESTELD statistiek”).
  • Zo zien de tolken meteen dat het gaat om een opdracht uitgesteld tolken.
  • In het veld “omschrijving voor de tolk” noteer je de deadline voor het aanleveren van de tolkopdracht.
  • Aanvrager en tolk spreken onderling af hoeveel tolkuren ingezet worden voor de tolkopdracht.
  • Je zal voor dit soort tolkopdrachten op www.tolkaanvraag.be ook een datum en tijd moeten invullen. Hiervoor neem je de datum van de deadline en het tijdstip vul je in tussen 0:01 en 7:00 in de ochtend. De duur van de opdracht komt overeen met het start- en einduur dat je ingeeft.
    Bv. uitgesteld tolken van een opname waarvoor de tolk 2 tolkuren ontvangt met deadline 25/09/2024. Je geeft de tolkopdracht in op tijdstip 25/09/2024 0:01-2:00.

Voor alle activiteiten, afwijkend van een gewone lesdag (bv. schooluitstap, sportdag, stage, excursie, …), worden tolkopdrachten van een volledige schooldag in één opdracht ingediend. Dit maakt het voor tolken gemakkelijker om openstaande aanvragen die niet op school doorgaan als een geheel terug te vinden.

De overheden gaan ervan uit dat tolken bij langere opdrachten een pauze krijgen om te eten. Voor deze tolkopdrachten mogen tolken echter wel doortolken, indien de leerling dit vraagt en dit haalbaar is voor de tolk. De betrokken school/leerling (of ouder) dient in het oog te houden dat het totale aantal ingezette tolkuren tijdens het schooljaar het maximum vastgelegde aantal uren bepaald per onderwijsniveau, niet overschrijdt. Naast de overheid, zijn ook onderwijsinstellingen verplicht om voor leerlingen/studenten met specifieke onderwijsbehoeften redelijke aanpassingen te doen. Zij kunnen hiervan enkel ontslagen worden als ze kunnen aantonen dat de te leveren financiële inspanning te zwaar is. In dit kader kunnen bijkomende kosten die verbonden zijn aan de tolkopdracht – zoals kosten voor verblijf, maaltijden, toegangsgelden en vervoerskosten tijdens de opdracht – worden beschouwd als redelijke aanpassingen.

Bij het online indienen van de opdracht kan aangevinkt worden “De tolk moet niet aanwezig zijn tijdens de maaltijdpauze (de tolk wordt niet doorbetaald)”, waarbij de uren van de maaltijdpauze kunnen worden ingevuld. Indien aangevinkt wordt dat de tolken een maaltijdpauze krijgen, betekent dit m.b.t. het aantal benodigde tolkuren dat de prestatie aan de maaltijdpauze stopt en daar wordt afgerond. De prestatie na de maaltijdpauze wordt eveneens apart afgerond. Vervolgens worden beide delen samengeteld.

Opgelet: dit heeft eveneens gevolgen bij een te late afgelasting (zie ook hier). De reële middagpauze schort de opdracht niet op en de tolk heeft wel recht op betaling van alle aangevraagde tolkuren van de tolkopdracht (voormiddag + namiddag).

Twee voorbeelden:

• De opdracht start om 09u00 in de voormiddag, er wordt verder getolkt onder de middag en de opdracht eindigt om 15u30.
  • Berekening: 09u00 tot 15u30 = 6u30
    De prestatie wordt voor uitbetaling afgerond naar 7 tolkuren.
• De opdracht loopt van 08u30 tot 12u00 en van 13u00 tot 15u40, wel met maaltijdpauze voorzien van 12u00 tot 13u00.
  • Berekening:
    Voormiddag: 08u30-12u00 = 03u30 wordt afgerond naar 4u00
    Namiddag: 13u00-15u40 = 2u40 wordt afgerond naar 3u00
    Voormiddag + namiddag: 4u00 + 3u00 = 7u00
    Prestatie wordt voor uitbetaling afgerond naar 7 tolkuren.

De kleuter/leerling/student/cursist (hieronder verder ‘leerling’ geheten) kan via de goedkeuring van AGODI zowel gebruik maken van tolken gebarentaal (GT) als van schrijftolken (ST).

Gelieve bij aanvang van het schooljaar duidelijk aan het CAB te melden welk tolktype de voorkeur draagt (bv. alleen ST, alleen GT, voor bepaalde vakken GT en voor andere vakken ST,…). Dit kan – indien wenselijk – doorheen het schooljaar nog aangepast worden.