Er zijn omstandigheden die ertoe leiden dat de tolkopdracht er anders zal uitzien dan oorspronkelijk gepland (bv. bij een schooluitstap) of dat een geplande tolkopdracht helemaal niet kan doorgaan (bv. door de afwezigheid van de leerling/lesgever of door een wijziging in het lesprogramma).

In elk van deze gevallen is het belangrijk dat dit zo snel mogelijk aan het CAB gemeld wordt.

Iedere wijziging in het normale lesprogramma, die invloed heeft op de ingediende tolkaanvragen, moet aan het CAB gemeld worden (via mail of rechtstreeks in www.tolkaanvraag.be). Het is niet voldoende om alleen de tolk hiervan op de hoogte te brengen. De tolkaanvragen in tolkaanvraag.be moeten steeds overeenstemmen met de werkelijkheid.

• Kleine wijzigingen (bv. wijziging lokaal of lesgever) kunnen door de contactpersoon rechtstreeks in tolkaanvraag.be gewijzigd worden. Lukt het niet online, dan kan de informatie via mail aan het CAB bezorgd worden.
• De contactpersoon bezorgt het CAB bij de start van het schooljaar een overzicht van de lesvrije dagen. Het CAB zal deze meteen in tolkaanvraag.be registreren. Afgelastingen (tijdig of laat) in de loop van het schooljaar worden door de contactpersoon/student zelf doorgevoerd via tolkaanvraag.be.
• Grote wijzigingen (bv. lesrooster gewijzigd, extra muros,…) kunnen door de contactpersoon/student via mail aan het CAB gemeld worden en het CAB zal deze wijzigingen online verwerken.

Lees zeker de uitleg “Regels bij het afgelasten van een tolkopdracht”.

Het engagement van tolken GT en ST die onder het zelfstandig statuut tolken, houdt een risico in. Om het statuut van freelancer aantrekkelijk te maken, behouden deze tolken recht op betaling als hun toegekende opdracht laat wordt afgelast:

• Een tolkopdracht ^[1] is tijdig afgelast wanneer de afgelasting het CAB bereikt uiterlijk op hetzelfde uur, twee werkdagen vóór het geplande startuur van de opdracht.
• Werkdagen zijn alle kalenderdagen, met uitzondering van zaterdagen, zondagen en door het CAB vooraf vastgelegde sluitingsdagen (Contact).
• De tolkuren van de leerling kunnen in geval van een TLA enkel aangewend worden indien een bewijs aan het CAB bezorgd wordt, waaruit blijkt dat het om een onvoorziene afgelasting door overmacht gaat.

[1] Een tolkopdracht van éénzelfde tolk bij éénzelfde leerling voor aaneengesloten lestijden (al dan niet onderbroken door een kleine pauze / speeltijd) wordt als één tolkopdracht beschouwd. Bijvoorbeeld: de leerling heeft een afspraak bij de dokter op vrijdag en moet de school verlaten om 10u30, bij start van lesuur 3. De leerling heeft die dag een tolkopdracht van 2 vakken, getolkt door dezelfde tolk: 8u30-10u10 Nederlands en 10u30-12u10 biologie. Om de tolkopdracht tijdig af te gelasten, moet het vak biologie ten laatste op woensdag om 8u30 afgelast worden.

Citaat uit regelgeving AGODI: “Pauzes mogen naargelang de keuze van de leerling, student of cursist al dan niet mee opgegeven worden, maar een tolkopdracht van eenzelfde tolk bij eenzelfde leerling voor aaneengesloten lestijden, al dan niet onderbroken door een kleine pauze (speeltijd) wordt beschouwd als één tolkopdracht. De reële middagpauze in de school schort altijd de berekening van de tolkuren op. Dit betekent dat de voormiddagprestatie aan de middagpauze stopt en daar wordt afgerond. De namiddagprestatie begint na de middagpauze en wordt eveneens afgerond. Ook hier gelden de afrondingsregels per uur. Uitzondering: tolkuren voor extra muros en activiteiten anders dan de gewone lessen worden anders berekend.”

De school waakt over de afwezigheden van de leerlingen. Resulteert een onvoorziene, gewettigde afwezigheid van leerling of lesgever in een TLA, dan kunnen de tolkuren van de leerling aangewend worden om de freelance tolk te betalen (= TLA met overmacht). Bijvoorbeeld:

• eerste ziektedag(en) van de leerling / leerkracht

Voor late afgelastingen, die het gevolg zijn van een onwettige afwezigheid of vooraf geplande afwezigheid van leerling of lesgever, of een ander situatie waarbij geen sprake is van overmacht, kunnen de tolkuren van de leerling niet aangewend worden om de freelance tolk te betalen (= TLA zonder overmacht). Enkele voorbeelden:

• leerling/lesgever afwezig door Suikerfeest,
• leerling/lesgever afwezig door aangekondigde staking van het openbaar vervoer,
• leerling afwezig door ruim vooraf geplande doktersafspraak met of zonder doktersbriefje,
• lesgever op bijscholing,
• leerling/lesgever heeft een doktersbriefje voor 2 weken en de opdrachten voor de 2e week worden te laat afgelast

Deze tolkuren kunnen worden aangerekend aan de school, de leerling, of de ouders. Het CAB vraagt aan de contactpersoon om het CAB onmiddellijk te verwittigen bij vermoeden van afwezigheid zonder overmacht, zodat kan vermeden worden dat een rekening hoog zou oplopen (we verwijzen hiervoor naar de richtlijnen van AGODI).

Leerlingen in het hoger – en volwassenenonderwijs en ouders van kleuters moeten voor elke TLA zelf een schriftelijk bewijs aan het CAB bezorgen, waaruit blijkt dat het onmogelijk was om de tolkopdracht tijdig af te gelasten. Bijvoorbeeld:

• doktersattest waaruit blijkt dat er niet tijdig kon afgelast worden
• mail van school m.b.t. onverwachte afwezigheid van de lesgever

Leerlingen uit het leerplichtonderwijs dienen een afwezigheid in functie van de uitbetaling van een tolkprestatie te wettigen aan de onderwijsinstelling via een schriftelijk bewijs. Zij geven geplande afwezigheden ruim op voorhand door aan de onderwijsinstelling, zodat de tolkaanvragen hiervoor tijdig kunnen afgelast worden of zij zorgen zelf voor de tijdige afgelasting in tolkaanvraag.be. Als geen onvoorziene én gewettigde afwezigheid kan aangetoond worden, dan verwittigt de contactpersoon het CAB binnen 10 dagen na de tolkopdracht.

Een ‘te late afgelasting’ is zowel nadelig voor de overheid als voor de leerling: De tolk wordt immers betaald, maar kan niet tolken. Op datzelfde ogenblik – door het tolkentekort – blijven andere leerlingen zonder tolk.

Daarom is het belangrijk dat je ook late afgelastingen zo snel mogelijk online op www.tolkaanvraag.be doorvoert (de toegekende tolk wordt via een automatische mail op de hoogte gebracht van de afgelasting en het CAB en de tolk zullen nakijken of de tolk bij een andere leerling kan gaan tolken). Indien je niet online kan afgelasten, kan je de afwezigheid ook melden via SMS of e-mail (zie contactgegevens). Jouw bericht wordt dan pas tijdens de kantooruren door het CAB verwerkt, waardoor de tolk in sommige gevallen de verplaatsing naar de school al gemaakt heeft. Bij ziekte graag snel duidelijkheid geven over de duur van afwezigheid.

De officiële contactpersoon draagt de eindverantwoordelijkheid inzake het afgelasten van tolkopdrachten in tolkaanvraag.be. Soms verwittigt de leerling/ouder de tolk/CAB rechtstreeks over een afgelasting, maar het is belangrijk dat de contactpersoon op school steeds nakijkt op tolkaanvraag.be of de opdracht al is afgelast en indien nodig de opdracht alsnog afgelast op tolkaanvraag.be. Zo wordt vermeden dat leerling/ouder denkt dat de school het CAB verwittigt en vice versa, waarbij uiteindelijk niemand het CAB verwittigt . In de kalender van de leerling op tolkaanvraag.be kan snel geverifieerd worden of alle opdrachten voor bepaalde dagen werden afgelast.

In geval de tolk aankomt in de klas en de leerling of lesgever blijkt (nog) niet aanwezig te zijn bij de aanvang van de les, dient het CAB verwittigd te worden van zodra er een indicatie is dat de tolkopdracht niet zal doorgaan. Het CAB en de tolk zullen dan meteen een eventuele vervangopdracht voor de tolk zoeken en het CAB zal de afgelasting administratief verwerken.